기업 대표들이 놓치기 쉬운 개인정보보호법 예외 규정

개인정보보호법은 모든 기업이 반드시 준수해야 하는 핵심 법률 중 하나입니다. 고객 정보, 직원 정보, 온라인 플랫폼을 통한 거래 데이터 등 현대 기업 활동의 거의 모든 부분이 개인정보와 연결되어 있기 때문입니다. 하지만 기업 현장에서 법을 적용하려고 하면 의외로 까다로운 부분이 많습니다. 특히 대표들이 흔히 간과하는 것이 바로 ‘예외 규정’입니다.

예외 규정은 개인정보를 수집·이용·제공할 때 무조건 동의를 받아야 하는 일반적인 원칙에서 벗어나, 특정한 상황에서는 별도의 동의 절차 없이 처리가 가능하도록 허용하는 장치입니다. 문제는 이러한 규정을 몰라서 불필요하게 절차를 복잡하게 운영하거나, 반대로 예외의 범위를 잘못 이해해 불법 처리로 이어지는 경우가 많다는 것입니다.

이번 글에서는 기업 대표들에게 낯선 법률 제도 중 하나인 개인정보보호법의 주요 예외 규정을 상세히 다루고, 이를 현장에서 어떻게 적용할 수 있을지를 정리해보겠습니다.

 

계약 체결 및 이행을 위한 불가피한 처리

기업이 고객의 개인정보를 반드시 동의받아야만 처리할 수 있다고 생각하는 경우가 많지만, 계약의 체결과 이행을 위해 불가피하게 필요한 경우에는 별도의 동의가 필요하지 않습니다.

예를 들어, 온라인 쇼핑몰에서 고객이 상품을 주문하면, 판매자는 배송을 위해 고객의 이름, 주소, 연락처를 택배사에 제공할 수 있습니다. 이는 계약의 본질적 이행을 위한 정보 제공이므로, 별도의 동의 절차 없이도 합법적으로 처리할 수 있습니다.

하지만 대표들이 자주 실수하는 부분은 ‘편의 제공’을 ‘계약 이행’과 혼동하는 것입니다. 예컨대 상품 구매 고객에게 추가 마케팅 목적으로 정보를 활용하는 것은 계약 이행과 무관하므로 반드시 동의를 받아야 합니다. 즉, 예외 규정의 범위를 지나치게 넓게 해석하면 오히려 법 위반이 될 수 있다는 점에 유의해야 합니다.

 

법령에서 정한 경우

개인정보보호법은 ‘다른 법률에서 명시적으로 허용한 경우’에도 동의 없이 개인정보를 처리할 수 있도록 규정하고 있습니다. 기업 활동에서 자주 마주치는 사례는 다음과 같습니다.

 

- 세법상 의무: 회계처리, 세금 신고를 위해 거래 내역과 고객 정보 보관

- 노동관계법상 의무: 직원 근로계약 체결 및 4대 보험 가입 절차

- 공정거래법·전자상거래법 의무: 소비자 분쟁 해결을 위한 최소한의 거래 기록 보관

 

대표들이 흔히 놓치는 부분은 보관 기간입니다. 법령에서 요구하는 최소 보관 기간을 초과하여 개인정보를 계속 보관하면 불법이 될 수 있습니다. 예를 들어 전자상거래법은 소비자 불만 및 분쟁 해결을 위해 거래기록을 일정 기간(대금 결제 관련 5년, 계약·청약철회 관련 5년, 소비자 불만 및 분쟁 처리 3년 등) 보관하도록 하지만, 이를 초과해 데이터를 보관하면 불필요한 위험이 발생합니다.

 

개인정보 주체의 생명·신체·재산을 보호하기 위한 경우

기업이 긴급한 상황에서 고객 동의를 기다리다가는 더 큰 피해를 초래할 수 있습니다. 이에 따라 법은 정보 주체 또는 제3자의 생명, 신체, 재산을 보호하기 위해 긴급히 필요한 경우 동의 없이 개인정보 처리를 허용합니다.

예를 들어, 여행사가 단체 여행객 중 한 명이 갑작스러운 사고를 당했을 때 병원에 고객의 개인정보를 제공하는 것은 합법입니다. 또, 금융기관이 고객의 계좌에서 비정상적인 대규모 인출을 탐지했을 때, 이를 지체 없이 관련 기관과 공유하는 것도 예외로 인정됩니다.

하지만 이 규정은 어디까지나 ‘긴급성’이 핵심입니다. 단순한 편의 제공이나 사후적 필요를 이유로 광범위한 정보 제공을 정당화할 수는 없습니다. 따라서 기업은 ‘어떤 상황에서 긴급성에 해당하는가’를 내부적으로 사례별로 정리해두는 것이 안전합니다.

 

공익적 목적을 위한 처리

기업 대표들이 놓치기 쉬운 또 다른 예외는 공익 목적입니다. 범죄 수사, 재판 수행, 공중 보건 향상 등 사회적·공익적 목적을 위해 필요한 경우에는 개인정보가 예외적으로 활용될 수 있습니다.

예컨대, 보건당국이 전염병 확산 방지를 위해 특정 기업으로부터 출입자 명부를 요구하는 경우가 이에 해당합니다. 기업이 이를 거부하면 오히려 법 위반이 될 수 있습니다. 하지만 중요한 점은 요청 기관이 적법한 권한을 가지고 있는지 확인하는 절차입니다. 단순히 ‘기관에서 요구했다’는 이유만으로 무조건 정보를 제공하면 안 되며, 반드시 공문이나 법령 근거를 확인해야 합니다.

 

통계작성·학술연구 목적의 익명처리

기업이 보유한 개인정보를 가명처리 또는 익명처리해 통계작성이나 연구에 활용하는 경우 역시 예외적으로 동의가 필요하지 않습니다. 예를 들어, 온라인 쇼핑몰이 특정 연령대 고객의 구매 패턴을 분석해 통계자료를 만드는 경우, 개인을 특정할 수 없게 처리한다면 합법적으로 활용할 수 있습니다.

다만 여기서 대표들이 자주 간과하는 부분은 ‘완전한 익명성 보장’입니다. 단순히 이름을 지우는 정도로는 충분하지 않으며, 다른 데이터와 결합했을 때 특정 개인이 식별되지 않도록 보장해야 합니다. 최근 개인정보보호위원회는 “익명정보를 재식별할 수 있는 경우 불법 처리”라는 점을 분명히 하고 있으므로, 내부 데이터 활용 시 전문가 자문을 받는 것이 바람직합니다.

 

국외 이전과 업무 위탁의 함정

개인정보보호법상 예외 규정 중에서도 특히 기업 대표들이 많이 놓치는 부분이 바로 국외 이전 및 위탁입니다. 외국 클라우드 서버를 사용하는 경우, 또는 고객센터 업무를 외주로 맡기는 경우, 고객 동의가 필요한지 여부가 자주 문제 됩니다.

여기서 중요한 점은 ‘위탁’은 예외가 가능하지만, ‘제3자 제공’은 원칙적으로 동의가 필요하다는 것입니다. 예컨대 콜센터에 고객 응대 업무를 위탁하는 경우는 예외적으로 가능하지만, 위탁업체가 그 정보를 별도로 활용하면 불법이 됩니다. 따라서 계약 단계에서 수탁자의 정보 이용 범위, 보안 의무, 재위탁 금지 조항을 반드시 명문화해야 합니다.

 

개인정보 예외 규정, 합법과 위법의 경계선

개인정보보호법은 기업이 반드시 지켜야 하는 기본 원칙이지만, 모든 상황에서 일률적으로 적용되는 것은 아닙니다. 계약 이행, 법적 의무, 긴급 상황, 공익적 필요, 통계·연구 목적 등 다양한 예외 규정이 존재합니다. 하지만 이 예외는 기업의 자의적 판단이 아닌, 법과 규정이 명확히 허용한 범위 내에서만 인정된다는 점을 잊지 말아야 합니다.

기업 대표에게 중요한 것은 “동의 없이 처리 가능한 경우와 그렇지 않은 경우”를 정확히 구분하는 것입니다. 잘못된 해석으로 불필요한 절차를 늘려도 손해이고, 반대로 범위를 확대 해석해 불법 처리로 이어져도 큰 위험입니다.

따라서 기업은 예외 규정에 대한 체계적 내부 지침을 마련하고, 필요하다면 전문가와 상시적으로 협력하여 위험을 최소화하는 것이 바람직합니다. 결국 예외 규정은 기업에 ‘편의’를 주기 위한 것이 아니라, 합법적 운영을 보장하면서 동시에 효율성을 확보하기 위한 제도적 장치라는 사실을 명심해야 합니다.